Program aplikasi yang sangat familiar saat ini sangatlah banyak, misalnya aplikasi pengolah kata Microsoft Word pengolah angka Microsoft Excel dan Microsoft powerpoint. Sebuah aplikasi tersebut tentu memiliki fungsi, kegunaan, manfaat, keunggulan/kelebihan, kekurangan/kelemahan masing-masing.

Seperti yang kita ketahui, program aplikasi Word, Excel, dan powerpoint sudah sangat melekat dalam rutinitas sehari-hari semisal untuk pendidikan ataupun untuk bekerja. Kepopuleran aplikasi ini bahkan mengalahkan banyak program aplikasi keluaran Microsoft lain yang fungsinya juga tidak kalah penting dari ketiga aplikasi tersebut. 

Diantara banyak aplikasi microsoft, tentu Anda masih sedikit awam mengenai Microsoft Access. Padahal microsoft Access juga merupakan salah satu program yang dapat kita optimalkan dengan baik.

Saat pertama kali membuka program Ms. Access ini, tentu kita masih canggung dan asing akan tampilannya. Untuk kegunaan dari aplikasi tersebut juga kita tidak tahu, apalagi mengoperasikannya ? Ya, memang Microsoft Access sedikit berbeda dari aplikasi lainnya, jadi maklum saja banyak orang yang asing dengan aplikasi ini. Daripada bingung terus-terusan, mending simak ulasan berikut ini...

 

A. Pengertian Microsoft Access

Apa itu Microsoft Access ? Microsoft Access adalah program aplikasi basis data (database) yang dikeluarkan oleh Microsoft dalam satu paket Microsoft Office.

Apa itu database ? Database (basis data) yaitu kumpulan informasi yang secara sistematik disimpan dalam komputer sehingga dapat diperiksa oleh software komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.

Database juga dapat diidentifikasikan sebagai arsip data berbentuk tabel yang saling relasi atau berhubungan sehingga menghasilkan informasi. Untuk menghasilkan sebuah informasi, diperlukan adanya DATA untuk dijadikan sebagai masukan.

Data sebagai masukan yang akan diolah dan informasi adalah hasil pengolahan dari data.

B. Apa Fungsi Microsoft Access ?

Fungsi/kegunaan utama dari Ms.Access yaitu untuk menangani proses manipulasi data dan pembuatan sebuah system. Hadirnya Microsoft Access dapat dimanfaatkan sebagai media untuk membuat aplikasi web dasar. Adapun fungsi lain dari program aplikasi ini antara lain :

• Untuk membuat program aplikasi jumlah peserta didik.
•  Untuk membuat laporan keuangan.
• Untuk membuat program aplikasi gaji karyawan.
• Untuk membuat form dan sub form. 
• Untuk membuat basis data.
• Untuk membuat program aplikasi penyimpan buku perpustakaan.
• Untuk membuat program aplikasi daftar hadir.
• Untuk membuat program aplikasi persediaan barang.
• Dan lain-lain.

Masih bingung ? Iya.

Kita buat ilustrasi dari sistem perpustakaan digital :

Seorang petugas perpustakaan (librarian) akan jauh lebih efisien jika menyimpan kode bukunya dalam sebuah database. Bayangkan saja jika tiap jamnya ada pelajar yang ingin pinjam buku, tentu petugas itu sangat kewalahan mencatat kode buku yang dipinjam. Alhasil ia pun memutuskan untuk membuat sebuah program aplikasi untuk perpustakaan. Dan ia akan memilih menggunakan Microsoft Access.

Bagaimana caranya ?

Petugas akan memasukkan judul input data sederhana seperti nama buku yang dipinjam, kode, nama siswa, tanggal dipinjam, tanggal dikembalikan, dan sebagainya. Kemudian data itu dibuat menjadi beberapa form.

Setelah selesai, tinggal memasukkan data sesuai judul inputan yang telah dibuat secara lengkap. Data-data yang telah dimasukkan selanjutnya akan diproses untuk membuat laporan secara otomatis sehingga lebih efisien waktu dan tenaga.

C. Manfaat Microsoft Access 

• Menghemat waktu dan tenaga.
• Mempermudah pelaksanaan suatu pekerjaan yang terasa berat dan melelahkan. 

D. Kelebihan/Keunggulan Microsoft Access

• Mudah digunakan
• Praktis
• Tampilannya lebih mudah digunakan daripada aplikasi basis data lainnya

E. Kekurangan Ms Access

• Merupakan program aplikasi berbayar, kecuali jika menggunakan Ms.Office bajakan maka tidak dipungut biaya *ya iyalah, namanya juga bajakan

Lalu, bagaimana dengan komponen dalam Microsoft access ?

Secara umum Microsoft Access terdiri dari :

• Table
• Database
• DBMS
• RDBMS
• Query
• PrimaryKey
• DDL dan DML
• Field
• Record
• SQL
• Dan lain-lain. 

Baca juga tentang : Pengertian dan Fungsi Microsoft Word 

Kesimpulannya .. . 

Kita telah mempelajari tentang seluk beluk Microsoft Access mulai dari pengertiannya, fungsinya, contoh ilustrasinya, manfaatnya, dan komponen dari Ms Access itu sendiri.